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Le calcul des heures de maladie excédentaires...

À chaque année, au mois de novembre, l'employeur doit procéder au calcul des heures de maladie excédentaires de ses salariés. L'employeur doit payer les heures excédentaires, s'il y a lieu, au plus tard le 10 décembre qui suit.

Trois dates importantes sont à retenir:

  • 31 octobre : Calcul du total des heures de maladie accumulées, du maximum accumulable et du montant payable (Allez à la section Outils pratiques - Calcul de l'excédent de maladie - pour un exemple de formulaire);
  • 30 novembre : Avis aux salariés par écrit avec copie au Comité paritaire;
  • 10 décembre : Paiement des heures excédentaires, s'il y a lieu.

La section Outils pratiques - Calcul de l'excédent de maladie - contient le formulaire à utiliser avec des exemples.

1. Première étape : Formulaire à compléter au 31 octobre

La première mention à compléter sur le formulaire est le total des heures de maladie (2.44%) au 31 octobre (ou à la période de paie la plus proche). Ce total devrait déjà être à jour puisque l'employeur doit inscrire ce cumulatif à chaque paie dans ses registres ainsi que sur le bulletin de paie de ses salariés.

Après avoir établi le total des heures de maladie, l'employeur doit effectuer trois calculs simples afin de compléter le formulaire :

  • Le calcul du maximum accumulable
  • Le calcul des heures excédentaires
  • Le montant payable des heures excédentaires, s'il a lieu.

L'article 12.02 du Décret ainsi que le Guide de l'employeur indiquent comment procéder pour ces calculs. Voyez aussi le formulaire de calcul de l'excédent d'heures de maladie (Section "Outils pratiques") qui contient quelques explications supplémentaires.

2. Deuxième étape : Avis aux salariés avec copie au Comité paritaire

Avant le 30 novembre, l'employeur doit faire parvenir à tous ses salariés permanents leur copie du formulaire de calcul dûment complété, et ce, même s'il n'y a aucune heure excédentaire et que le salarié n'a droit à aucun paiement.

De plus, une copie de l'avis aux salariés doit également être envoyée au Comité paritaire avant le 30 novembre.

3. Troisième étape: le paiement des heures excédentaires

Lorsqu'il y a un excédent payable d'heures de maladie aux salariés, tel qu'il apparaît sur le formulaire de calcul, l'employeur doit le payer avant le 10 décembre.

Vous devez de plus indiquer le nombre d'heures excédentaires payées sur votre rapport mensuel, pour chaque salarié concerné, à la ligne « Heures de maladie ». Le salaire correspondant à ce paiement doit aussi apparaître à la ligne « Salaire total brut ». L'excédent d'heures de maladie est ainsi inclus dans le calcul du prélèvement et du REER.

Qu’arrive-t-il avec la banque de maladie après ces étapes?

L’article 12.02 précise que les crédits d’heures de maladie sont cumulatifs d’année en année. Si le salarié n’a eu droit à aucun paiement cette année, sa banque d’heures de maladie reste intacte et les heures continuent à s’y accumuler. Si le salarié a eu droit à un paiement au 10 décembre, les heures payées sont déduites de sa banque d’heures de maladie et les heures courantes continuent à s’y accumuler.

Pour en savoir plus à propos des congés de maladie, consultez l'article 12 du Décret, la section 3.3 du Guide de l'employeur ou du Guide de l'employé, ou encore, contactez-nous: un inspecteur ou une inspectrice pourra répondre directement à vos questions.

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